¿Es necesaria esta reunión?

A diario se genera en las empresas una cantidad enorme de información. Además, en un entorno tan cambiante y complejo como el actual se deben tomar decisiones importantes constantemente.

Para informar, para intercambiar puntos de vista, para llegar a un acuerdo, para generar ideas o para tomar decisiones, las reuniones de trabajo son cada vez más frecuentes. Pero, ¿son productivas las reuniones en las que participamos?

Un estudio realizado por una consultora sobre la productividad de las reuniones reveló que apenas la mitad de las empresas (41%) prepara un orden del día, de éstas sólo un 38% lo cumplen y sólo un 13% hace un seguimiento de las decisiones tomadas.

Gestionar de manera productiva un sistema de comunicación en la empresa a través de reuniones productivas no es sencillo, la gestión de las personas no lo es. Con frecuencia la política de la empresa respecto a las reuniones es de máximos. ¡Aquí no hacemos reuniones porque son una pérdida de tiempo o ¡Aquí nos reunimos siempre una vez a la semana!. Y es curioso porque una misma empresa puede viajar de un extremo a otro según el estado de ánimo del directivo. Eso sí, siempre acompañada de un sentimiento de insatisfacción por la falta de comunicación o la percepción de estar perdiendo el tiempo, según se esté en un polo u otro.

Obviamente el reto consiste en encontrar un equilibrio entre las necesidades que podemos satisfacer a través de una reunión y hacer una gestión responsable del tiempo de trabajo de los participantes.

Una reflexión interesante consiste en calcular el ROI de una reunión. Sin considerar costes de oportunidad, podemos multiplicar el tiempo empleado en una reunión por el coste/hora (salario bruto anual+ SS/jornada anual) de las personas que han participado. ¿Cuál ha sido el resultado de la reunión? ¿Ha valido la pena la inversión?

Por ejemplo, una reunión semanal de tres horas de cinco personas con un salario de 50.000€ le cuesta a la empresa 2600€ al mes ¿Es necesaria esta reunión? Y si lo es ¿ha sido productiva?

La improductividad de las reuniones suele deberse a que se convocan más de las necesarias o a que, aunque estén justificadas, no se preparan bien y se convierten en un coste improductivo que además desgasta a los participantes.

Podemos mejorar la productividad de las reuniones respondiendo las siguientes preguntas;

1. ¿Cuál es explícitamente el objetivo de la reunión? Al acabar la reunión deberemos ser capaces de valorar si lo hemos conseguido o no. ¡Cuidado! si el objetivo es analizar las ventas puede ocurrir que cada asistente opine sobre los datos y la reunión se acabe después de dos horas en las que todos han opinado pero no se han generado conclusiones y ACCIONES concretas a implementar.
2. ¿Cuál es el orden del día? Es decir, ¿cuál es el plan para conseguir el objetivo? Asignar a cada tema un tiempo estimado según su importancia suele ayudar a que no se le dedique mucho tiempo a los primeros temas y muy poco a los últimos, en los que todo el mundo tiene prisa por acabar.
3. ¿Quién debe participar en la reunión? Exclusivamente las personas necesarias para conseguir el objetivo, ni más ni menos. ¿Y con qué roles? Es importante que el «propietario» de la reunión prevea cuáles ayudarán al desarrollo y dinamice el grupo según sea el objetivo.

Por otro lado, planificar la reunión (ayuda hacerlo con un chek list) considerando qué se debe hacer ANTES, DURANTE y DESPUÉS de la reunión incrementaría su efectividad, su productividad y la satisfacción de los participantes. Después de todo, como las negociaciones, las reuniones son para quien se las prepara.