Promover el cambio en la organización

Promover el cambio en la organización

La adaptación a los cambios no suele ser fácil ni rápida. Las personas suelen pasar por distintas fases hasta adaptarse de manera funcional a la nueva situación. El problema que se plantea en la organización es que sus miembros estén en distintas etapas, especialmente en las fases previas a la aceptación. Esto dificulta el ritmo de cambio y genera frustración en los miembros más avanzados, en fases de integración e impulso de los cambios. El reto para la organización es facilitar el cambio en tres niveles: organización, equipos y personas. Para lograrlo, la organización debe ser capaz de impulsar el cambio en dos vectores: el cambio tangible (hard) y el cambio intangible (soft).

Este enfoque del cambio gira en torno a dos grandes ejes: desarrollo técnico o hard y desarrollo humano o soft. El primero se refiere a los sistemas de gestión de recursos humanos que componen el funcionamiento de un departamento profesional de recursos humanos. El segundo eje a la dimensión humana y el desarrollo personal. El éxito de esta intervención reside en la capacidad de desarrollar en paralelo y de manera coherente cada una de las dos dimensiones. El primer eje sin el segundo proporciona abundante documentación sobre la manera correcta de hacer las cosas, sin la garantía de que exista el clima necesario entre la plantilla. El segundo sin el primero proporciona la voluntad sin el método, lo cual suele desgastar las relaciones personales a medio plazo. En resumen, el fin último del modelo es la alineación de los miembros de la organización con la estrategia de la compañía.

Congreso Internacional Psicología y RR. HH.

Evaluación de la gestión de personas en las organizaciones 

El pasado 3 de junio celebramos una mesa sobre Evaluación de proyectos e intervención en la gestión de personas en el marco del Congreso Internacional Psicología y RR. HH. organizado por el COP.

Junto a Vicente González-Romà y Ana Hernández, se analizó el tema desde una perspectiva académica y profesional. El debate generado resultó muy interesante y giró en torno a la necesidad de consolidar una cultura de medición en el ámbito de los RR. HH. Como remarcó Ana, el objetivo general de cualquier intervención en la gestión de personas es conseguir un cambio. El problema, en muchas ocasiones, es que se habla de la necesidad de Talento, Compromiso o Iniciativa en las organizaciones, sin tener muy claro la forma de operacionalizarlos o medirlos. Creer que no se puede medir lo que hacemos nos aísla de otras funciones en la empresa y nos aleja del centro de toma de decisiones en la organización.

El debate se estructuró en tres preguntas: ¿Son eficaces las intervenciones en el área de Recursos Humanos? ¿Qué evidencias, tanto profesionales como científicas, existen al respecto?; Cómo se evalúan esas intervenciones? ¿Cuáles son las prácticas más comunes? y ¿Cómo se puede mejorar la evaluación de las intervenciones? ¿Qué aspectos cabría considerar?

Según el Club de Benchmarking de RR.HH. de IE (2015), existe una, cada vez, mayor integración de RR. HH. en los órganos de dirección (2004: 77%; 2013: 94%;). Sin embargo, este dato contrasta con que sólo el 31% de l@s Director@s de RR. HH. de las compañías del IBEX-35 pertenecen al Comité de Dirección. Estos datos avalan la necesidad de evaluar el impacto en el negocio de las prácticas de gestión de personas. Sobre este tema se analizaron diferentes estudios, que basados en la lógica del Cuadro de Mando Integral, identifican el impacto de la perspectiva de aprendizaje y crecimiento sobre las perspectivas de procesos internos, clientes y resultados eco-fin.

En este sentido, el desarrollo de Modelos de auditoría de RR. HH. ha ayudado a introducir métricas que permiten una medida más sistemática y objetiva (ej. ASH de Quijano; AMIGO de Peiró). Pero es necesario disponer de modelos de auditoría de RR. HH. que vinculen las prácticas de gestión de personas sobre los resultados de negocio. En esta misma línea se analizaron alternativas metodológicas de evaluación como los Métodos basados en indicadores clave (kpi), Métodos basados en la reputación (valor que otros dptos. creen que RR. HH. les aporta), Métodos analíticos (procedimientos experimentales + valoración monetaria) o Métodos estrátégicos (alineación PRH-estrategia).

Una idea a tener en cuenta es que la evaluación del impacto en el negocio debe formar parte del diseño de la intervención, considerándose como una fase más del plan desde el inicio. De este modo, reducir la distancia con los parámetros económicos permite analizar la relación entre la gestión de personas y los resultados.

Dirección participativa, ¿o yo me lo guiso y yo me lo como?

Dirección participativa, ¿o yo me lo guiso y yo me lo como?

¿Por qué cuando pido unas manos siempre vienen acompañadas de un cerebro? Esta frase, atribuida a Henry Ford, ilustra el estilo directivo personalista que desde hace más de 100 años ha caracterizado a muchos self-made man -personas de éxito hechas a sí mismas-. Nada que ver con los modelos de dirección participativa…

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Management, mitos y realidades

Management, mitos y realidades

Evaluar, planificar, dirigir, controlar y vuelta a empezar. El proceso de dirección empresarial se suele sintetizar en estos cuatro pasos. Suena bien.

El directivo debe en primer lugar diagnosticar la situación. A partir de información interna y externa a la empresa se vale, por ejemplo, de una matriz DAFO para tener una visión estratégica de su empresa. Después elabora planes con la información del primer paso. Define una estructura empresarial, funciones y procedimientos, establece objetivos y reparte responsabilidades. En tercer lugar dirige a cada persona o departamento para que cumpla su cometido. Se asegura que el plan trazado se cumple escrupulosamente. Finalmente, controla que los resultados previstos se han alcanzado y toma nota de las desviaciones para mejorar la próxima vez. Es un círculo virtuoso que no acaba nunca. Y como en una orquesta, el director coordina armoniosamente la entrada y salida de los instrumentos, creando una hermosa sinfonía en un teatro abarrotado.

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¿Ocurre así en su empresa?

En palabras de Mintzberg, la realidad es que el gerente es como un director de orquesta durante los ensayos. Todo sale mal, los violines entran tarde y descoordinados, las violas suenan con demasiada intensidad y los violonchelos no siguen el tempo. Ésa es la verdadera naturaleza del trabajo del directivo.

La función directiva se basa en un proceso secuencial (evaluar, planificar, dirigir y controlar) y un proceso continuo (analizar el problema, decidir y comunicar) que se produce en cada una de las fases secuenciales. El proceso secuencial equivale al qué hace el directivo y el proceso continuo al cómo lo hace.

Esto hace que el éxito del proceso secuencial dependa del éxito del proceso continuo. Para esto, en la medida en que el directivo no está, ni hace en soledad su trabajo, debe desempeñar tres tipos de roles: interpersonales, informativos y decisionales.

Preguntarse por la medida en que se desempeñan estos roles en la empresa es un buen comienzo para mejorar como directivo.

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Parálisis por el análisis versus ¡hacer, hacer, hacer!

Parálisis por el análisis versus ¡hacer, hacer, hacer!

La situación es cada vez más difícil. Cada vez más dudas y menos certezas. Las reglas del juego están cambiando y nadie sabe bien cómo acabará esto.

Precisamente en un momento de tanta incertidumbre es cuando más se necesita mantener la calma y el buen juicio. Qué lástima que también sea cuando resulta más difícil hacerlo.

La corteza prefrontal es una de las estructuras más recientes del cerebro humano (unos 400.000 años) y seguramente una de las más maravillosas de la naturaleza. Básicamente, esta región cerebral es considerada la cuna de la inteligencia, la responsable de inventar el futuro.

Pues bien, las técnicas de neuroimagen han revelado un mecanismo de supervivencia sorprendentemente limitador. Cuando una persona se enfrenta a situaciones que percibe como amenazantes, cuando más necesita de su talento para diagnosticar la situación, elaborar planes y tomar decisiones, menor es el riego sanguíneo en la zona. Por el contrario, la sangre se dirige a regiones profundas del cerebro (de unos 350 millones de años) similares a las de un cocodrilo y responsables de respuestas básicas de supervivencia, lucha, huida o bloqueo.

Es decir, ante la situación de dificultad para muchas empresas, algunas personas reaccionan actuando, haciendo cosas, sin saber bien si son las adecuadas. Otras niegan la realidad y evitan afrontar los hechos. Y otras todavía continúan analizando por qué se encuentran en esta situación.

El mismo mecanismo que nos ha permitido evolucionar como especie nos condena a luchar (hacer, hacer, hacer), huir (no quiero hablar de esto) o bloquearnos (parálisis por el análisis).

Algo parecido ocurre con la bolsa: ¡Compra, compra, compra! versus ¡Vende, vende, vende! A principios de agosto la cotización de Telefónica (la más capitalizada del ibex 35) tuvo una oscilación de un 15% en cuatro días. El Banco de Santander (la segunda) un 21%. Qué difícil es encontrar el equilibrio y la mesura cuando más lo necesitamos…

Personas inteligentes, Decisiones estúpidas

Personas inteligentes, Decisiones estúpidas

Usted ha comprado dos entradas de cine por Internet, al llegar a la taquilla se da cuenta de que las ha perdido por el camino y que si quiere entrar tendría que volver a gastarse 20€ en comprarlas ¿Las compraría? Ahora imagine que est፠en casa y decide ir al cine con su pareja, las entradas le costarán 20€. Al llegar a la taquilla abre su cartera y se da cuenta de que ha perdido un billete de 20€ ¿Las compraría?

En ambos casos la situación es objetivamente similar y la respuesta debería ser la misma. Ha perdido un papel valorado en 20€ y entrar al cine le costaría 20€.

Sin embargo, ocurre algo curioso. Las respuestas afirmativas en el primer caso son muy inferiores a las del segundo. En la primera situación quiz፠sienta que est፠comprando dos veces las mismas entradas, algo que no ocurre en el segundo escenario.

Obviamente esto no tiene ningún sentido

El escenario económico actual obliga a las empresas a tomar decisiones importantes constantemente. Muchas de esas decisiones tienen cargas emocionales enormes porque afectan a personas, negocios «de toda la vida» o proyectos en los que ya se ha invertido mucho como para abandonarlos…

Por desgracia, en contra del sentir general, el ser humano no est፠tan bien dotado como cree para tomar decisiones de calidad. Investigaciones recientes con técnicas de neuroimagen sugieren que, al tomar una decisión, las áreas cerebrales asociadas al pensamiento inconsciente se activan antes que las asociadas al pensamiento consciente

Es posible que este mecanismo esté detrás de la confusión entre lo que se cree que va a ocurrir y lo que se quiere que ocurra. En estos casos se puede llegar a torturar la realidad hasta convencerse de la bondad de una mala decisión

Sin embargo, por más ganas que se tenga de que salga cara al lanzar una moneda al aire, la probabilidad siempre ser፠del 50% antes de cada lanzamiento.

En esta inspiradora presentación Warren Buffett sugiere los principios que le han ayudado a tomar las decisiones que le han convertido en el segundo hombre más rico del mundo. Especialmente sugerentes las partes 1 (sobre el valor de la integridad en la vida profesional) y 2 (sobre cómo personas inteligentes pueden tomar decisiones estúpidas).

¿Es necesaria esta reunión?

¿Es necesaria esta reunión?

A diario se genera en las empresas una cantidad enorme de información. Además, en un entorno tan cambiante y complejo como el actual se deben tomar decisiones importantes constantemente.

Para informar, para intercambiar puntos de vista, para llegar a un acuerdo, para generar ideas o para tomar decisiones, las reuniones de trabajo son cada vez más frecuentes. Pero, ¿son productivas las reuniones en las que participamos?

Un estudio realizado por una consultora sobre la productividad de las reuniones reveló que apenas la mitad de las empresas (41%) prepara un orden del día, de éstas sólo un 38% lo cumplen y sólo un 13% hace un seguimiento de las decisiones tomadas.

Gestionar de manera productiva un sistema de comunicación en la empresa a través de reuniones productivas no es sencillo, la gestión de las personas no lo es. Con frecuencia la política de la empresa respecto a las reuniones es de máximos. ¡Aquí no hacemos reuniones porque son una pérdida de tiempo o ¡Aquí nos reunimos siempre una vez a la semana!. Y es curioso porque una misma empresa puede viajar de un extremo a otro según el estado de ánimo del directivo. Eso sí, siempre acompañada de un sentimiento de insatisfacción por la falta de comunicación o la percepción de estar perdiendo el tiempo, según se esté en un polo u otro.

Obviamente el reto consiste en encontrar un equilibrio entre las necesidades que podemos satisfacer a través de una reunión y hacer una gestión responsable del tiempo de trabajo de los participantes.

Una reflexión interesante consiste en calcular el ROI de una reunión. Sin considerar costes de oportunidad, podemos multiplicar el tiempo empleado en una reunión por el coste/hora (salario bruto anual+ SS/jornada anual) de las personas que han participado. ¿Cuál ha sido el resultado de la reunión? ¿Ha valido la pena la inversión?

Por ejemplo, una reunión semanal de tres horas de cinco personas con un salario de 50.000€ le cuesta a la empresa 2600€ al mes ¿Es necesaria esta reunión? Y si lo es ¿ha sido productiva?

La improductividad de las reuniones suele deberse a que se convocan más de las necesarias o a que, aunque estén justificadas, no se preparan bien y se convierten en un coste improductivo que además desgasta a los participantes.

Podemos mejorar la productividad de las reuniones respondiendo las siguientes preguntas;

  1. ¿Cuál es explícitamente el objetivo de la reunión? Al acabar la reunión deberemos ser capaces de valorar si lo hemos conseguido o no. ¡Cuidado! si el objetivo es analizar las ventas puede ocurrir que cada asistente opine sobre los datos y la reunión se acabe después de dos horas en las que todos han opinado pero no se han generado conclusiones y ACCIONES concretas a implementar.
  2. ¿Cuál es el orden del día? Es decir, ¿cuál es el plan para conseguir el objetivo? Asignar a cada tema un tiempo estimado según su importancia suele ayudar a que no se le dedique mucho tiempo a los primeros temas y muy poco a los últimos, en los que todo el mundo tiene prisa por acabar.
  3. ¿Quién debe participar en la reunión? Exclusivamente las personas necesarias para conseguir el objetivo, ni más ni menos. ¿Y con qué roles? Es importante que el «propietario» de la reunión prevea cuáles ayudarán al desarrollo y dinamice el grupo según sea el objetivo.

Por otro lado, planificar la reunión (ayuda hacerlo con un chek list) considerando qué se debe hacer ANTES, DURANTE y DESPUÉS de la reunión incrementaría su efectividad, su productividad y la satisfacción de los participantes. Después de todo, como las negociaciones, las reuniones son para quien se las prepara.

Alineación a través del CMI y las prácticas de RR. HH.

Alineación a través del CMI y las prácticas de RR. HH.

Innumerables memorias de empresa, webs corporativas y planes estratégicos incluyen desde hace ya tiempo, con éstas u otras palabras parecidas, la misma sentencia: “las personas son el principal activo de nuestra empresa»

Al hilo de la crisis económica mundial y la competitividad de los países, se ha incluido alguna referencia parecida incluso en declaraciones políticas, que han llegado a identificar a las personas como la palanca que permitirá el cambio de modelo de crecimiento económico

Por desgracia, el camino de las palabras a los hechos es siempre complejo y cargado de dificultades. En la práctica, muchas de estas empresas consideran y gestionan a sus empleados como un coste fijo, que debe ser minimizado en aras de la sacrosanta competitividad. Y esto, sin rasgarse las vestiduras, puede tener sentido si la apuesta estratégica consiste en ser competitivo vía costes, si se compite por ser el más barato. Sin embargo, este tipo de estrategias en un mercado global, son altamente exigentes y difíciles de mantener en el tiempo. La globalización ha permitido el acceso a los recursos y la tecnología a casi cualquier empresa del planeta. Así, sobre todo en las economías (presuntamente) avanzadas, se es cada vez más consciente del valor estratégico de las personas y se considera, ahora sí, a sus Recursos Humanos como una fuente de ventaja competitiva

Numerosos modelos de gestión empresarial asumen ya estas ideas. Uno de los más importantes y extendidos es el Cuadro de Mando Integral. Propuesto por Kaplan y Norton, el CMI está ya presente en el eje de la gestión de muchas empresas. Este modelo asume la siguiente lógica causal. Como en un iceberg, los resultados económico-financieros son la parte visible de la empresa. Estos resultados dependen de la perspectiva del cliente, es decir, en qué medida los consumidores de ese mercado deciden comprar o no los productos o servicios que oferta la empresa. En tercer lugar, la decisión del consumidor depende de la capacidad de la organización de alinear sus procesos internos, generando una propuesta de valor atractiva para sus clientes. En último término, la perspectiva de procesos internos, en la base del iceberg, está relacionada con la capacidad de la organización para aprender y crecer. De esta forma, la perspectiva de aprendizaje y crecimiento de una organización es la que mantiene y mejora la competitividad de las empresas. Según los autores, ésta es la perspectiva menos atendida y desarrollada en las empresas, resulta llamativo siendo la más importante. En este nivel los autores identifican principalmente tres elementos:

a) las competencias de las personas; b) las prácticas de gestión de RR. HH. y c) el clima-cultura organizacional.

No obstante, en la práctica, son muchas las empresas que confunden el CMI con un simple conjunto de indicadores cuantitativos incluidos en una hoja de cálculo. La dichosa hoja de cálculo está envuelta en el halo de objetividad que le proporciona el rigor del dato. Sin embargo, olvidamos que el CMI nos informa de efectos, no de causas. El verdadero valor del CMI es proporcionarnos información para actuar sobre las causas. Veámoslo de otra forma. El CMI es la concreción de la estrategia, sin estrategia el CMI sirve de poco. ¿Cuáles son entonces las palancas que mueven los indicadores? Con su comportamiento, los empleados de la organización están permanentemente incidiendo sobre ellos.

El CMI es un buen ejemplo de que, efectivamente, las personas son un activo principal de la empresa. La reciprocidad que suele caracterizar la relación entre la empresa y sus trabajadores, anima a pensar que el vínculo psicológico entre ambos facilitará la creación de este nuevo tipo de escenarios. Por todo esto, las prácticas de gestión y desarrollo de RR. HH. han adquirido un nuevo significado en la estrategia de las organizaciones, multiplicando su valor y situando a las personas en el foco de atención de las empresas.

En este contexto, la implementación de un CMI deberá ir acompañada de un sistema de gestión de personas que oriente el desempeño hacia sus indicadores. La reflexión estratégica define el rumbo, el CMI permite al capitán manejar la nave, pero sin un sistema de evaluación y feedback, los marineros pueden hacer cualquier cosa… Un buen sistema de evaluación del desempeño ayuda al empleado a mejorar su rendimiento y le proporciona un feedback constructivo sobre su comportamiento. De esta forma los empleados no sólo comprenden la misión, además entienden la manera en la que pueden contribuir a ella y conocen el impacto de su trabajo en los resultados de la organización.

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